失敗することは誰にでもあります。そして、同じ失敗を繰り返してしまうことも、多くの人が経験しているはず。しかし、何度も繰り返すと仕事の効率が悪くなり、周りからの評価にも影響してしまいます。
直したいと思っても、どうしたらいいのかわからない人もいるかもしれません。そこでこの記事では、同じ失敗を繰り返さないようにするための対策と、ミスを防ぐのに効果的な仕事のやり方を解説します。
「仕事でミスが多い」「仕事の手際が悪い」などと悩んでいる人も、ぜひこの記事を参考にしてください。
目次
同じ失敗を繰り返す人の仕事の取り組み方
同じ失敗を繰り返す人に共通する仕事の取り組み方があります。自分に当てはまっていないかチェックしてみましょう。
不明点があってもあいまいなままで仕事を進める
同じ失敗を繰り返す人は、仕事の手順を理解できていない可能性があります。不明な点があっても放置して、あいまいな状態で作業を進めるのでミスに気づくことができません。これにより同じ失敗を防ぐことができないのです。
ミスをしたら対応策を考えて実行することが大切ですが、あいまいに作業をしていると対応策も効果がありません。不明点があれば確認し、作業の手順をきちんと把握していれば、ミスを防ぐ対策が可能になり、同じミスを繰り返すことが少なくなります。
仕事のやり方ではなく能力が原因だと考えている
失敗の原因を自分の能力不足だと考えている人は、同じ失敗を繰り返しやすい傾向があります。失敗の原因は能力ではなく仕事の進め方にある可能性が高いです。能力が原因だと思い込むと、改善の余地がないと諦めてしまい、結果的に同じ失敗を繰り返してしまうことになります。
大切なのは、失敗を客観的に分析し、仕事のやり方に問題がなかったかを見直すことです。これにより、具体的な改善点が見えてくるので、同じ失敗を繰り返さなくなります。
失敗をしても改善策を考えない
同じ失敗を繰り替えす人の多くは、反省はしても具体的な改善策を考えようとはしません。失敗は貴重な学びの機会です。その失敗から何を学び、どのように改善するかを具体的に考えることが必要になります。
反省だけでは意味がありません。失敗の原因を細かく分析し、再発防止のためのチェックリストを作成するなど、具体的な行動を起こすことが大切です。
限界を超えた業務量を抱えている
過度な業務量も同じ失敗を繰り返す原因となります。限界を超えたタスクを抱えていると、一つ一つに十分な時間と注意を払うことができなくなります。結果としてミスが増え、同じような失敗を繰り返してしまうのです。疲労が蓄積されていれば集中力や判断力が低下するのでミスを誘発する可能性も高くなります。
適切な業務量を維持するためには、自分の能力や現在抱えているタスクを正確に把握する必要があります。上司や同僚に協力を求める際にも、自分がどれだけの業務量なのかを伝えることで理解を得やすくなるでしょう。
また、仕事が追加されそうになっても、自信を持って「これ以上は無理です」とキッパリ断れるようになります。
同じ失敗を繰り返さないようにする方法
ここでは、同じ失敗を繰り返さないようにするための方法を紹介していきます。
失敗の原因を明確にする
同じ失敗を繰り返さないためには、なぜその失敗が起きたのかを正確に把握する必要があります。原因があいまいなままでは効果的な対策を立てることができません。
たとえば、締め切りに間に合わなかった場合、単に「時間が足りなかった」と片付けるのではなく、なぜ時間が足りなくなったのかを詳しく分析します。
作業時間の見積もりが甘かったのか、予期せぬトラブルが発生したのか、集中力が続かなかったのかなど、失敗の原因を明らかにすることが大切です。
作業手順や確認事項をリスト化しておく
作業手順や確認事項をリスト化しておくことで、必要な作業や確認すべき点をもれなく把握することができます。特に複雑な作業や不慣れな仕事の場合、このリストが大きな助けとなります。
たとえば、プレゼンテーションの準備では、「資料作成」「リハーサル」「機材確認」などの大きな項目に加え、「スペルチェック」「時間配分の確認」「バックアップデータの準備」などといった細かい項目まで記しておきます。
作業を進める際に、このリストを参照すればミスを減らすことが可能です。
時間に余裕を持つ
時間に追われていると、焦りからミスが発生しやすくなります。また、予期せぬトラブルがあっても対応する余裕がなくなってしまうのです。
締め切りに対して余裕を持てるようにするには、スケジュール感を鍛えるようにします。自分で仮の締め切りを設定して、作業を進めながら修正する練習を繰り返しましょう。
締め切りに間に合う仕事の進め方がわかってくると、時間に余裕が生まれ、ミスを減らすことができるようになります。
睡眠や生活習慣を改善して疲れを溜めないようにする
疲労が蓄積すると、集中力が低下し、ミスが増える傾向にあります。また、ストレスが溜まることで仕事への意欲も低下してしまいます。
十分な睡眠時間を確保し、規則正しい生活リズムを維持することが大切です。適度な運動や栄養バランスの良い食事も心がけましょう。休憩時間を有効活用してリフレッシュすることも効果的です。心身ともに健康な状態を保つことでミスを減らし、効率的に仕事を進めることができます。
同じミスを繰り返さないための仕事のやり方7選
同じミスを繰り返さないためには、仕事のやり方から改善していくと効果的です。ここでは、ミスを防げるようになる7つのやり方をご紹介します。
1.タスクをすべて書き出して抱えている仕事を把握する
まずは自分が抱えているタスクをすべて書き出してみましょう。これにより、仕事の全体像が見えてきます。大きなプロジェクトから小さな雑務まで、漏れなく描き出すことが大切です。
「あれもやらなきゃ」「これもやらなきゃ」と、やらなければならないことを言語化せずに放置していると、いつまでたっても焦りや不安が消えません。また、そのまま忘れてしまうこともあります。これは同じミスを繰り返してしまう原因にもなり得ます。
書き出してみたらそれほど多くなかったということも少なくありません。頭の中にある「やらなければならないこと」に名前をつけて「タスク」として書き出すと、それだけで安心感が生まれます。落ち着いて仕事に取り組めるようになり、ミスを減らすことに繋がります。
2.すべてのタスクの手順を把握する
それぞれのタスクには、終わらせるための「手順」が必ずあります。その手順を細かく書き出してみましょう。正しい手順がわからなくても、まずは自分なりに考えた手順で大丈夫です。もし違っていたら、そのときに書き直せば問題ありません。
そのタスクを完了させるまでの手順の1本道をつくってみましょう。タスクを終わらせるためには何をすればいいのかが明確になり、仕事の全体像がより鮮明に見えてきます。
ミスがあったときは、この手順を修正したり、改善策を加えたりすると、同じミスを繰り返すことが激減します。
3.タスクと手順の締め切りを決める
すべてのタスクと手順に締め切りを決めます。締め切りを設定すると、スケジュール感が身につき、計画的に作業を進められるようになるのです。時間に追われなくなるためミスを減らす効果も期待できます。
タスクだけでなく、すべての手順にも締め切りを入れるのは少し面倒に感じるかもしれません。しかし、これをやっておくと後が楽になります。
締切も、最初は自分なりの感覚で大丈夫です。「この日は厳しそう」「もう少し前倒しできそうだ」などとわかった時点で修正すればOK。この流れを繰り返すうちに、スケジュール感が鍛えられ、締め切りギリギリで慌てることがなくなります。
4.業務量が多すぎるときは断る勇気も必要
抱えている業務量が多すぎると、それぞれの仕事に時間がかけられず、ミスも増えてしまいます。多すぎると感じるようなら、ときには断る勇気も必要ですが、勇気がなくて簡単には断れない人も少なくありません。仕事量というのはあいまいなので、「これ以上は無理」とは言いにくいものです。
しかし、常識的に考えて無理と思えれば、勇気がなくても断ることができます。「今日から毎日、6時間の残業をしてください」と言われたら、さすがに無理ですと断れるのではないでしょうか。つまり、自分の抱えている仕事量が見える化できていれば、断れるようになります。
自分の抱えているタスクとすべての手順、そして締め切りを書き出すと仕事量がリアルにイメージできます。すると、無理な場合は「無理です」と、自信を持って断れるようになるのです。
5.タスクの手順は可能な限り細かく刻む
ミスを防ぐためには、タスクの手順をこれ以上できないくらいに細かく刻んでみましょう。少し細かすぎるかな、というくらいがベストです。
たとえば、「会議資料を作成する」という手順があったとします。これを「会議資料を印刷する」「印刷した資料をクリップで留める」「部数を確認する」「配布する」というように、細かく刻みます。
手順を細かく刻んでおくと、作業を中断してもすぐに現状がわかり、すばやく作業を再開できます。ケアレスミスを防ぐのにも役立つ方法です。
6.書き出した手順を繰り返す
ミスをしてしまったら、その対応策を手順に組み込みます。そして、その手順を繰り返し行うようにします。このとき「繰り返し」を意識することが大切です。手順書をつくり、それをみながら作業を進めると、手順が自分のものになっていきます。
人の脳は、繰り返し行っていることに気づくと、頭の中で手順が思い浮かぶようになります。すると、抜け漏れなくスムーズに作業が進められるようになり、ミスを防ぐことにつながります。同じミスを繰り返すこともなくなっていくのです。
7.デスクの整理整頓をする
整理された環境は、効率的な仕事とミスの防止につながります。とはいえ、忙しくて片付ける時間がないという人がいるかもしれません。しかし、デスク周りの状態は、頭の中の状態と連動しているといわれています。
デスク周りは、頭の中を映す鏡です。頭の中で仕事の整理ができていれば、自然とデスクが整います。デスクがごちゃごちゃしてきたと感じたら、まずは頭の中を整理するといいかもしれません。
タスクと手順を書き出して、自分の仕事を把握すると頭の中がスッキリしてきます。するとデスクも整い、集中して仕事に取り組めるようになるのでミスを減らせるようになるのです。
同じ失敗を繰り返さないようにするには「手順書」を作るとよい
同じ失敗を繰り返さないようにするには、タスクとその手順を書き出すことが効果的です。どのような仕事でも、手順書があればミスなく、要領よく仕事ができるようになります。
この記事で紹介したタスクの手順の書き方は、小鳥遊・F太著『要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑』で詳しく紹介されています。手順書だけでなく、仕事を要領よく進める方法やメンタル・コミュニケーションに至るまで、すぐに使える仕事術が満載です。
この本を読めば、ミスを減らせるだけでなく、仕事の「やり方」が変わって、要領よく仕事をこなす人になれるはずです。
