誰にでもミスはあるものですが、ミスが続くと落ち込んでしまうもの。これ以上ミスをしないようにするにはどうしたらいいのでしょうか？
まったくミスをしない人にはなれませんが、同じミスをしない、ミスを続かせないようにするのは可能です。
この記事では、仕事でミスが続くときの原因と対処法を紹介しています。ミスを減らす方法も解説しているので、最後まで読んで仕事のミスをしない人を目指しましょう。
目次
仕事でミスが続くときに考えられる主な原因
仕事でミスが続くときは、かならず原因があります。ここでは、6つの主な原因を見ていきましょう。
- 仕事に集中できていない
- タスク管理ができていない
- 心身の不調が影響している
- 仕事量が多すぎる
- コミュニケーションが取れていない
- 経験不足によるもの
詳しく見ていきましょう。
1.仕事に集中できていない
集中力が欠けると、細かい作業や重要な判断を誤る可能性が高まります。仕事に興味を持っていなかったり、周囲の騒音が気になったり、プライベートな問題が頭をよぎったりすると注意力が散漫になりがちです。
仕事に集中できないことはミスの原因になります。集中できる環境を整える、適度な休憩を取ることが効果的。また、仕事の全体像を把握することでも集中力を発揮することができます。
2.タスク管理ができていない
タスク管理が不十分な場合、優先順位を誤ったり、締め切りを守れなかったりすることがあります。これにより、焦りやストレスが生じ、ミスを引き起こす原因となります。タスク管理を徹底することが重要です。
自分のタスクをすべて書き出し、次に何をすべきかが明確になっていればミスを減らせます。タスク管理の有効な方法は、後ほど解説します。
3.心身の不調が影響している
心身の不調は直接影響を及ぼします。疲労やストレスが蓄積すると、判断力が鈍り、ミスが増えてしまうのです。集中力が低下し、普段ならしないようなミスまでおこしてしまいます。
体調不良がある場合はすぐに治すようにし、十分な睡眠や適度な運動を取り入れて心身の健康を保つようにしましょう。健康管理も実力のうちと言いますが、健康管理を怠らないことで仕事の質を向上させることができます。
4.仕事量が多すぎる
過剰な仕事量はミスを誘発する大きな要因です。業務が多すぎると、一つ一つの作業に十分な時間を割けず、結果としてミスが増えてしまうのです。ミスを減らす前に、仕事量を減らす必要があります。
タスク管理などで自分の仕事量を把握していれば、多すぎる業務を断ることができます。適切な仕事量を維持するためには、上司と相談し、業務の見直しを行いましょう。
5.コミュニケーションが取れていない
職場でのコミュニケーション不足は、誤解や情報の伝達ミスを引き起こします。これが原因でミスを起こしてしまうことがあるのです。仕事はチームで行うものなので、コミュニケーションがスムーズであることは重要です。
定期的なミーティングや報告の徹底を行い、チーム内での情報共有を強化するようにしましょう。円滑なコミュニケーションがミスを減らすポイントとなります。
6.経験不足によるもの
新しい業務や未経験のタスクに取り組む際、知識やスキルが不足しているとミスが発生しやすくなります。誰でも最初は間違えることがあります。慣れない業務には細心の注意が必要なのです。
経験を積んでいけば、自信を持って業務に取り組めるようになり、ミスを減らせるようになるでしょう。同じミスは繰り返さないように、後ほど解説する手順書に書き加えておきましょう。
仕事でミスが続いたときの対処法
仕事でミスが続くと落ち込んでしまいます。そのようなときはどうしたらいいのか、対処法をご紹介します。
自分を責めすぎない
ミスをすると自己嫌悪に陥りがちです。しかし、それでは問題解決につながりません。自分を責め続けると自己肯定感が低下し、さらなるミスを誘発する悪循環になってしまうこともあります。
ミスは誰にでもあるものなので、そこから学び成長することが大切なのです。自分を責めるのではなく、どうすれば同じミスを防げるかを考えることが重要です。落ち着いてミスの原因を分析し、ミスを繰り返さないような対策を講じましょう。
原因を分析して改善方法を見つける
ミスが起こる背景には必ず原因があります。それが何であるのかを冷静に分析することで、ミスが続くのを防げます。ミスをすると落ち込んでしまうこともありますが、落ち着いて冷静に分析することが大切です。
タスクの優先順位が不明確であれば、タスク管理を見直す必要があります。コミュニケーション不足が原因であれば、チーム内での情報共有を強化する必要があるのです。原因を特定し、具体的な改善策を実行することで再発を防ぐことが可能です。
十分な睡眠をとって心身ともに休める
疲労やストレスは、ミスを増やす大きな原因です。十分な睡眠を確保することで、心身の疲れを癒し、集中力を取り戻すことができます。睡眠不足は判断力や注意力を低下させるため、ミスを防ぐためには質の良い睡眠が欠かせません。心身の健康を保つことがミスを減らすための基本的な対策になるのです。
また、適度な休憩を取り入れることでリフレッシュでき、仕事に対するモチベーションがアップします。集中力を回復させられるので、ミスが減り、作業の質が向上します。
仕事でミスを減らすための方法5選
仕事でミスを減らすための5つの方法を紹介します。できることから取り組んでミスを可能な限り減らしていきましょう。
- タスク管理を徹底する
- 仕事に集中できる環境をつくる
- 先送りをしない
- デスクの整理整頓をする
- コミュニケーションの改善につとめる
それでは詳しく見ていきましょう。
1.タスク管理を徹底する
タスク管理をするには、どんな仕事でも「手順書」をつくることが基本です。手順書の作り方は以下のようになります。
- 名前をつけて書き出す
- タスクの手順を書く
- 「誰がやるべきなのか」を明確にする
- タスクと手順に仮の締め切りを入れる
- 最初の手順だけに注目する
1.名前をつけて書き出す
自分のタスクをすべて書き出します。
2.タスクの手順を書く
書き出したタスクの手順を書きます。
詳しくわからなければ、仮の手順で問題ありません。後から何度での修正できるので、タスク完了までの手順を書き入れましょう。これで仕事の全体像が見えてきます。
3.「誰がやるべきなのか」を明確にする
仕事はチームで進めるものです。書き入れた手順を誰がやるのかを区別しましょう。
チェック待ちや返答待ちなどが自分以外の人が進める段階のものになります。
4.タスクと手順に仮の締め切りを入れる
タスク全体の締め切りだけでなく、手順一つ一つにも締め切りを入れましょう。少し面倒な作業ですが、これをやっておくと後々ラクになります。
締切は自分なりの日付や時間で問題ありません。後で変更できるからです。
5.最初の手順だけに注目する
すべての手順が見えていると、量の多さにプレッシャーを感じてしまうことも。そこで、最初の手順だけが見えるようにします。これで、今やるべきこと、次にやるべきことが明確になりました。
仕事がうまく行かないときや、ミスが続いてしまうときは、この手順書を書いてみましょう。
2.仕事に集中できる環境をつくる
自分の集中力を自在に操ることはできません。自然と集中できる環境を作るようにしましょう。会議室をとって別の場所で一人で作業をしたり、集中できるタイミングを効率よく使ったりするのです。
集中できたと感じたときに、時間帯・場所・やっていた作業・気分などをメモしておくと、自分がいつ集中できるのかがわかります。それに合わせて集中力が必要な仕事に取り組むと集中しやすくなります。
3.先送りをしない
先送りをしてしまうと、締め切りが迫ったときに焦りが生じます。これにより注意力が散漫になり、ミスを引き起こしやすくなるのです。また、十分な時間をかけて確認や修正ができないことも要因となり得ます。
先送りは、慣れない作業に対して起こりやすいものです。一度に最後までやりきろうとせず、少しでも進めるようにすると先送りを減らせるはずです。
4.デスクの整理整頓をする
整理されたデスクは、必要な書類や道具をすぐに見つけることができるため、作業効率が向上します。これにより、時間の無駄を減らし、ミスの発生を防ぐ効果が期待できます。
また、デスク周りは頭の中を映す鏡ともいえます。デスクがごちゃごちゃしていたら、頭の中も整理する必要があるかもしれません。まずは頭の中を整理してみると、デスクの片付けも早くできます。
5.コミュニケーションの改善につとめる
コミュニケーションを活性化させると、報告・連絡・相談がスムーズになり、情報の共有が容易になります。これにより、誤解や不明瞭な点が減少し、ミスを防ぐことに繋がります。
コミュニケーションに苦手意識がある人は、うまく伝えられなかったり、機嫌の悪い上司に質問する勇気がかったりするかもしれません。しかしそれは、コミュニケーション能力の問題ではなく、言葉の使い方や機嫌の悪い上司が悪いのです。
仕事でミスが続くときは基本に戻ってみよう
仕事でミスが続くと、これ以上ミスするわけにはいかないというプレッシャーもかかり、余計にミスをしてしまうことも少なくありません。ミスには必ず原因があるので、それを明確にし、手順書に書き加えてしまえば同じミスを繰り返すことはなくなります。
この記事で紹介した「手順書」は、F太氏・小鳥遊氏の著書『要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑』にイラスト入りで詳しく説明されています。仕事のやり方だけでなく、コミュニケーションやメンタルの対応方法まで書かれています。
仕事でミスが続いたので名誉挽回したいと思っている人は参考にされてはいかがでしょうか。ミスなく、要領よく仕事がこなせるようになるはずです。
