「メールや報告書を書くたびに、上司から指摘される…」
「自分の文章、相手に伝わっていない気がする…」
などと悩んでいませんか？
実は、文章が下手だと感じている人の多くは、正しい書き方を知らないだけなのです。
この記事では、以下の内容を解説します。
- 文章下手な人に共通する5つの特徴
- 今すぐできる文章改善の7つの具体的方法
この記事を読むことで、文章の具体的な改善ポイントが分かり、明日からのメールや資料作成に自信を持てるようになります。最後まで読んで、文章力アップの第一歩を踏み出してください。
目次
文章下手な人に共通する5つの特徴
文章が下手な人には、明確な共通点があります。以下の5つの特徴を知り、自分に当てはまるものがないかチェックしてみてください。
1. 一文が長すぎて何が言いたいか分からない
一文が長すぎるのは、文章下手な人に最も多く見られる特徴です。一文に複数の情報を詰め込みすぎると、読み手は内容を理解できなくなります。
一文が長くなる原因は、「あれも伝えたい、これも伝えたい」と欲張ってしまうからです。その結果、接続詞で文をつなぎ続け、どこまでが一つの文なのか分からない状態になってしまいます。
例えば以下のような文章です。
【悪い例】
「本日の会議では新製品の販売戦略について議論し、ターゲット顧客の選定や価格設定、プロモーション方法などについて各部門から意見が出され、特に価格については競合他社との比較検討が必要だという指摘があり、来週までに詳細な市場調査を実施することになりました。」
この文は124文字もあり、読み手は途中で何の話をしているのか分からなくなります。
2. 結論が不明確
文章下手な人の特徴として、結論が最後まで出てこない、あるいは結論自体が曖昧というケースがよくあります。読み手は「結局何が言いたいのか」が分からず、混乱してしまいます。
ビジネスシーンでは特に、結論を先に述べることが求められます。上司や顧客は忙しいため、長々とした説明を読んでから最後に結論を知るのでは効率が悪いからです。
例えば、以下のような報告メールを見てみましょう。
【悪い例】
「A社との商談では、先方の担当者と製品の詳細について2時間ほど話し合いました。価格面では多少の懸念があるようでしたが、品質については高く評価していただけました。競合他社の製品とも比較検討されているようです。次回は来週の水曜日に再度訪問する予定です。」
この文章では、商談の結果がどうだったのか、受注の見込みがあるのかが最後まで分かりません。
3. 主語と述語がねじれている
主語と述語のねじれは、文章下手な人が無意識にやってしまう典型的なミスです。主語と述語が対応していないと、文の意味が通じなくなります。
ねじれが起きる原因は、文を書いている途中で話の方向が変わってしまうからです。特に一文が長くなると、書き始めの主語を忘れてしまい、途中から別の内容にすり替わってしまいます。
例えば以下のような文章です。
【悪い例】
「私の今回の提案は、コスト削減と業務効率化を両立できます。」
この文の主語は「提案は」ですが、述語は「両立できます」となっています。提案自体が両立するわけではなく、提案によって両立が実現するので、主語と述語が対応していません。
4. 専門用語や難解な表現を多用する
文章下手な人ほど、難しい言葉を使いたがる傾向があります。専門用語やカタカナ語を多用すれば、賢く見えると思い込んでいるからです。しかし実際には、読み手を置き去りにするだけの結果になります。
ビジネス文書の目的は、情報を正確に伝えることです。難しい言葉で飾り立てることではありません。相手が理解できなければ、どんなに立派な言葉を使っても意味がありません。
【悪い例】
「本施策のKGIはROI向上であり、KPIとしてはCVRとCPAを設定し、PDCAサイクルを回してコンバージョンのボトルネックをアジャイルに改善していきます。」
このように横文字を並べられても、読み手は理解できません。特に社外の人や他部署の人に送る文章では、専門用語が通じない可能性があります。
5. 誤字脱字が多く推敲していない
誤字脱字が多いのは、書いた後に見直しをしていない証拠です。どんなに内容が良くても、誤字脱字が多いと「雑な人だ」「信頼できない」という印象を与えてしまいます。
誤字脱字が生まれる原因は、変換ミスや思い込みです。頭の中では正しい文章のつもりでも、実際に書いた文字は間違っているケースがよくあります。
よくある誤字脱字の例を見てみましょう。
- 変換ミス:「以上」→「異常」、「検討」→「健闘」
- 同音異義語の誤用:「製作」→「制作」、「対象」→「対照」
- 助詞の抜け:「報告がありません」→「報告ありません」
書いた直後には気づきにくいですが、文章が下手になってしまう要因です。
今すぐできる！文章下手を改善する7つの具体的方法
ここからは、文章力を高めるための具体的な改善方法を7つ紹介します。今日から実践できる内容ばかりなので、一つずつ試してみてください。
1. 書く前に「下調べ」と「構成作り」を徹底する
文章下手な人の多くは、いきなり書き始めてしまいます。しかし、準備なしで書き始めると、話があちこちに飛んだり、情報が不足したりする文章になってしまいます。
分かりやすい文章を書くには、事前の準備が8割です。書く前に以下の3ステップを踏んでください。
ステップ1:情報を集める
書くテーマについて、必要な情報を集めます。事実や数字、根拠となるデータを確認しておきましょう。曖昧な記憶で書くと、後で修正が必要になります。
ステップ2:伝えたいことを整理する
集めた情報の中から、何を伝えるべきか優先順位をつけます。すべてを詰め込もうとせず、本当に必要な情報だけを選びましょう。
ステップ3:構成を決める
どの順番で伝えるか、構成を決めます。ビジネス文書なら「結論→理由→詳細」の順が基本です。箇条書きでメモを作っておくと、迷わず書き進められます。
例えば、上司への報告メールを書く場合、以下のような準備をします。
- 情報収集:商談の日時、相手の反応、次回アクション
- 整理:受注見込み(高い/低い)、課題、今後の予定
- 構成:結論(受注見込み)→詳細(評価点と課題)→次のステップ
このように書く前に設計図を作ることで、筋の通った文章が書けるようになります。準備に時間をかけることが、結果的に最短ルートです。
2. 一文一義を意識する
一文一義とは、一つの文に一つの内容だけを書くという原則です。この原則を守るだけで、文章の分かりやすさが劇的に向上します。
一文一義を守るには、「伝えたいことは一つか？」と自問しながら書きます。もし複数の内容が含まれていたら、文を分割しましょう。
具体例で見てみます。
【悪い例】
「明日の会議は10時から会議室Aで開催され、議題は新製品の価格設定についてで、営業部の田中さんが資料を準備します。」
この文には「開催時間」「場所」「議題」「担当者」と4つの内容が入っています。読み手は一度に複数の情報を処理しなければならず、理解しづらくなります。
【良い例】
「明日の会議は10時から会議室Aで開催されます。議題は新製品の価格設定についてです。営業部の田中さんが資料を準備します。」
このように内容ごとに文を分けると、それぞれの情報が明確になります。読み手は情報を整理しながら読み進められるため、理解しやすくなるでしょう。
3. 一文60文字以内を意識する
一文の長さは、60文字以内を目安にしましょう。60文字を超えると、読み手の理解度が急激に下がります。
人間の短期記憶には限界があり、長い文章を一度に処理できません。特にスマートフォンで読む場合、画面に収まらない長文は読みづらく感じられます。
文字数をカウントするのは面倒ですが、2〜3行以上になったら長すぎると考えてください。句点「。」が1段落に1つしかないなら、文を分割できないか見直しましょう。
【悪い例】
「当社の新サービスは、既存顧客の満足度向上だけでなく、新規顧客の獲得にも効果があり、特に20代から30代の若年層からの支持が厚く、SNSでの口コミ効果も期待できるため、マーケティング戦略の柱として位置づけるべきです。」
【良い例】
「当社の新サービスは、既存顧客の満足度向上だけでなく、新規顧客の獲得にも効果があります。特に20～30代の若年層からの支持が厚く、SNSでの口コミも期待できるため、マーケティングの柱として位置づけるべきです。」
このように分割すれば、それぞれの文が短くなり、読むスピードも理解度も向上します。一文60文字を意識するだけで、文章の質が大きく変わるのです。
4. 書いた後は必ず音読して見直す
文章を書き終えたら、必ず音読してください。音読は、文章の問題点を発見する最も効果的な方法です。
黙読では気づかないミスも、声に出して読むと違和感として分かります。なぜなら、音読は文字を「音」に変換する過程で、脳が文章を客観的に処理するからです。
音読で見つかる主な問題点は以下のとおりです。
- 読みづらい箇所：息継ぎができないほど長い文
- リズムの悪さ：同じ語尾の繰り返し
- 誤字脱字：「以上」と書いたつもりが「異常」になっている
- 不自然な表現：主語と述語のねじれ
- 冗長な部分：同じ内容の繰り返し
音読のコツは、「他人に読み聞かせるつもり」で読むことです。自分だけが分かる文章ではなく、初めて読む人が理解できるかという視点で見直せます。
5. 形容詞や指示語を減らして具体的に書く
形容詞や指示語を多用すると、文章が曖昧で分かりにくくなります。「すごい」「とても」「これ」「それ」といった言葉は、読み手によって解釈が変わってしまうからです。
形容詞を使いたくなったら、具体的な数字や事実に置き換えられないか考えましょう。指示語は、何を指しているのか明確に書き直します。
【悪い例】
「今回のキャンペーンは大成功でした。これにより、多くの新規顧客を獲得できました。その結果、売上も大幅に増加しました。」
この文章では「大成功」「多くの」「大幅に」がどの程度なのか分かりません。また「これ」「その」が何を指すのか曖昧です。
【良い例】
「今回のキャンペーンで、目標の150%にあたる300件の新規顧客を獲得しました。キャンペーン期間中の売上は前年比30%増の1,500万円を記録しました。」
このように数字や固有名詞を使うことで、情報が正確に伝わります。
6. 文章の「型」を使って論理的に組み立てる
分かりやすい文章には、決まった型があります。型を使えば、誰でも論理的な文章が書けるようになります。
ビジネスシーンで最もよく使われるのが「PREP法」です。PREP法は以下の順序で文章を組み立てます。
- Point(結論)：まず結論を述べる
- Reason(理由)：その理由を説明する
- Example(具体例)：具体例や詳細を示す
- Point(結論)：最後にもう一度結論を述べる
PREP法を使った例を見てみましょう。
【テーマ:リモートワーク導入の提案】
Point(結論)
「当社にリモートワークを導入すべきです。」
Reason(理由)
「理由は、通勤時間の削減により生産性が向上するからです。また、優秀な人材の採用にもつながります。」
Example(具体例)
「実際に、リモートワークを導入したB社では、従業員の作業効率が20%向上しました。さらに、地方在住の優秀なエンジニアを3名採用できたという実績があります。」
Point(結論)
「これらの理由から、当社でもリモートワーク制度の導入を検討すべきです。」
このように型に沿って書けば、誰が読んでも分かりやすい文章になります。書く内容に迷ったときは、PREP法の順序を思い出してください。
7. たくさんの文章に触れる
文章力を高める最も確実な方法は、良質な文章をたくさん読むことです。読書量と文章力は比例します。
ただし、ただ読むだけでは不十分です。「なぜこの文章は分かりやすいの？」と分析しながら読むことが重要です。優れた文章には、必ず理由があります。
文章力向上に役立つ読み方のポイントは以下のとおりです。
- 構成を意識する：結論がどこにあるか、どんな順序で展開しているか
- 表現を盗む：自分では思いつかない言い回しをメモする
- 文の長さを見る：一文がどのくらいの長さか、どこで区切っているか
- 接続詞の使い方：話の展開をどうつないでいるか
読んだ文章を真似して書いてみるのも効果的です。同じテーマについて、お手本となる文章の構成を参考に書いてみます。繰り返すうちに、自然と文章の型が身についていきます。
まずは「面白い」と思える文章や文体に触れよう
文章力を高めるには、「面白い」と感じる文章に触れることから始めましょう。堅苦しいビジネス書だけでなく、自分が引き込まれる文章を読むことが上達への近道です。
「文章の勉強」と構えると、苦痛に感じてしまいます。しかし、面白い文章なら自然と読み進められます。読書が楽しければ、自然と文章に触れる時間が増え、結果として文章力が向上するでしょう。
なお、文章力を高めたい方には、『文体のひみつ なぜあの人の文章はつい読んでしまうのか？』という書籍がおすすめです。「心に残る文章」の秘密である「文体」について深堀りすることで、「人の心を動かす言葉」の技術を身につけられます。
人の心に残る素敵な文章作りにチャレンジしたい方は、ぜひ本書を手に取ってみてください。
