「文章を書くのが苦手で、いつもメールや報告書に時間がかかってしまう…」
「自分の文章が相手に伝わっているか不安で、何度も書き直してしまう…」
と悩んでいませんか？
結論からお伝えすると、文章の苦手意識は正しいステップで改善できます。文章が苦手な理由は、才能やセンスの問題ではなく、適切な訓練の機会がなかっただけです。
この記事でわかることは以下の3つです。
- 文章が苦手な人によくある5つの特徴
- 文章が苦手になる根本的な原因
- 文章の苦手を克服するための基本ステップ
この記事を読むことで、文章への苦手意識が軽くなり、自信を持って文章が書けるようになります。さっそく始めていきましょう。
目次
文章を書くのが苦手な人によくある5つの特徴
文章を書くのが苦手な人には、共通する特徴があります。自分に当てはまるものがないか確認してみてください。
1.何から書き始めればいいか分からない
何から書き始めればいいか分からず、白紙の状態で固まってしまうのは、文章が苦手な人に最も多い特徴です。
書き始められない理由として、文章全体の設計図を持たないまま書こうとしていることが挙げられます。目的地が決まっていない状態で歩き出そうとしても、一歩目が踏み出せないのと同じです。
例えば、上司への報告メールを書く際、「お疲れ様です」の次に何を書けばいいか悩んでしまう方は、この特徴に当てはまります。文章の全体像を描かずに書き始めようとするため、スタートで躓いてしまうのです。
2.文章が長くなりすぎて要点がぼやける
一文が長くなりすぎて、何を伝えたいのか分からなくなるのも、文章が苦手な人の典型的な特徴です。書いているうちに話が脱線し、気づけば読み返しても理解できない文章になっていることがあります。
文章が長くなる原因は、考えながら書いているためです。思いついたことを次々と付け足していくうちに、一文が100文字を超えてしまいます。
ビジネスメールで、「先日の件につきまして、◯◯の件でお話しした△△に関連して、以前から課題となっていた□□について…」と続けてしまう方は要注意です。情報を詰め込みすぎて、読み手が理解できない文章になっています。
3.語彙力が少なく同じ表現を繰り返してしまう
同じ言葉や表現を何度も使ってしまい、稚拙な印象を与えるのも、文章が苦手な人の特徴の一つです。例えば「思います」「感じます」「考えます」を連発していませんか？
語彙力不足の背景には、インプット量の少なさがあります。読書量が少ない、ビジネス文書に触れる機会が少ないなど、文章に触れる絶対量が足りていないのです。
例えば、「この提案は良いと思います。理由は◯◯が良いと思うからです。皆さんも良いと思ってくれると思います」という文章では、「思います」が3回も繰り返されて幼稚な印象になります。
4.相手の立場に立った文章が書けない
自分視点でしか書けず、読み手が求める情報を提供できないのも、文章が苦手な人の大きな特徴です。自分が伝えたいことだけを書いて、相手が知りたい情報が抜け落ちています。
相手の立場に立てない理由は、文章を「自己表現」だと捉えているためです。文章は本来、相手に情報を正確に伝えるためのツールですが、その認識が欠けています。
報告書で「頑張りました」「大変でした」という主観的な感想ばかり書いて、具体的な数値や成果を書かない方は、この特徴に当てはまります。読み手が必要とする情報ではなく、書き手の感情を優先してしまうのです。
5.書き直しに時間がかかりすぎる
何度も書き直しを繰り返して、完成までに膨大な時間がかかるのも、文章が苦手な人の特徴です。
書き直しに時間がかかる原因は、完璧主義と推敲スキルの不足です。最初から完璧な文章を書こうとする一方で、どこをどう直せばいいのか分からないため、永遠に書き直し続けてしまいます。
文章が苦手になる根本的な原因とは
文章が苦手になる原因は、才能やセンスの問題ではありません。根本的な原因を理解すれば、改善の道筋が見えてきます。
1.インプット不足で文章のパターンを知らない
文章のパターンやテンプレートを知らないため、毎回ゼロから考えなければならないのが、文章が苦手になる最大の原因です。読書量が少なく、良質な文章に触れる機会が限られているケースが見られます。
文章には定型のパターンがあります。報告は「結論→理由→詳細」、依頼は「背景→依頼内容→期限」など、状況に応じた型が存在しますが、これらのパターンを知らないと、毎回手探りで書かなければなりません。
例えば、ビジネスメールの基本構造を知らない人は、挨拶・本題・締めの順番が分からず、毎回悩みます。一方、パターンを知っている人は、型に当てはめるだけで効率的に文章を作成できるのです。
読書習慣がない方、仕事で文章に触れる機会が少ない方は、この原因に該当します。
2.完璧主義で書き始める前に悩みすぎてしまう
最初から完璧な文章を書こうとして、書き始める前に時間を浪費してしまうのも、文章が苦手になる大きな原因です。
完璧主義の背景には、「間違えてはいけない」「恥をかきたくない」という恐れがあります。この恐れが強すぎると、書くこと自体がストレスになり、文章作成を避けるようになります。
例えば、メールを送る前に何度も読み返して、誤字脱字がないか、表現が適切か、失礼な内容になっていないかと過剰にチェックする方は、完璧主義が足かせになっています。
文章は最初から完璧である必要はなく、むしろ書きながら修正していくものです。この認識がないと、文章作成が苦痛になります。
3.フィードバックを受ける機会が少ない
自分の文章に対するフィードバックをもらう機会が少ないため、改善点が分からないのも、文章が苦手になる原因の一つです。学生時代以降、文章を添削してもらった経験はありますか?
フィードバックがないと、自分の文章の問題点が見えません。何が良くて何が悪いのか分からないまま、同じミスを繰り返してしまいます。
ビジネスシーンでは、上司や同僚が細かく文章を添削してくれることは稀です。客観的な評価を得る機会がないため、成長の機会を失っています。
特に、メールや報告書を送っても反応がなく、自分の文章が適切だったのか分からないという環境にいる方は、この原因に該当します。
文章が苦手を克服するための基本ステップ
文章の苦手を克服するには、正しいステップで練習を重ねる必要があります。以下の5つのステップを順番に実践してみてください。
まずは多くの文章に触れる
文章力を高める第一歩は、良質な文章に数多く触れることです。インプット量を増やさなければ、アウトプットの質も上がりません。
具体的には、以下の方法でインプットを増やしましょう。
- ビジネス書を月2冊以上読む
- 業界のメールマガジンに登録する
- 優れたビジネス文書を保存して読み返す
- 新聞のコラムを毎日読む
読む際は、文章の構造や表現に注目してください。「この文章は分かりやすい」と感じたら、なぜ分かりやすいのか分析します。
例えば、尊敬する上司のメールを保存しておき、似た状況で参考にすると効果的です。良い文章のストックが増えるほど、自分が書く際の引き出しも増えていきます。
文章の「型」を覚える
文章には状況に応じた「型」があり、型を覚えれば効率的に書けるようになります。毎回ゼロから考える必要はありません。
ビジネスシーンで使える基本的な型を紹介します。
- 報告：結論→理由→詳細→今後の対応
- 依頼：背景→依頼内容→期限→感謝
- 提案：現状の課題→提案内容→メリット→次のアクション
- お詫び：謝罪→原因→対策→再発防止
型に当てはめるだけで、文章の骨格が完成します。あとは肉付けをしていくだけです。
例えば、会議の報告メールなら「結論：本日の会議で◯◯が決定しました→理由：△△という背景があるためです→詳細：具体的には□□を実施します→今後の対応：来週までに準備を進めます」という流れで書けます。
型を覚えるだけで、文章作成のスピードと質が大幅に向上します。
書く前に構成や結論を考える
文章を書き始める前に、構成と結論を明確にする習慣をつけましょう。設計図なしで家を建てられないのと同じで、構成なしで文章は書けません。
具体的な手順は以下のとおりです。
- 伝えたい結論を一文でメモする
- その結論を支える理由を3つ挙げる
- 各理由の具体例を考える
- 全体の流れを箇条書きにする
構成を先に決めておけば、書く際に迷いません。頭の中だけで考えず、紙やメモアプリに書き出すのがポイントです。
例えば、企画書を書く前に「目的：新商品のPR→ターゲット：20代女性→手法：SNS広告→予算：50万円→期待効果：認知度30%向上」とメモしておけば、あとは各項目を詳しく説明するだけです。
構成を考える時間は、全体の作業時間を短縮してくれます。
一度最後まで書き切る
完璧を求めず、まずは最後まで書き切ることが、文章上達の秘訣です。途中で書き直しを始めると、永遠に完成しません。
書き切るためのコツは、以下のとおりです。
- 誤字脱字は気にせず書き進める
- 表現が思いつかなければ仮の言葉を入れる
- 完成度50%でも最後まで到達する
- 書き終えてから修正作業を始める
書くフェーズと直すフェーズを分けるのが重要です。同時にやろうとすると、脳が混乱して効率が落ちます。
例えば、メールを書く際、まずは言いたいことを全部書き出してから、読み返して整える方が早く仕上がります。まずは書き切る勇気を持ちましょう。
時間を置いてチェックする
文章を書いたら時間を置いてから見直すと、客観的な視点でチェックできます。書いた直後は、自分の文章の問題点に気づきにくいものです。
効果的なチェック方法は以下のとおりです。
- 最低1時間は時間を空ける
- 声に出して読んでみる
- 読み手の立場になって読む
- 一文が長すぎないか確認する
時間を置くことで、客観的に文章を評価できるようになります。書いた直後には見えなかった誤字脱字や、分かりにくい表現が見つかります。
例えば、上司へのメールは、書いた後30分ほど別の作業をしてから見直すと、「この表現は失礼だ」「この情報が足りない」と気づけます。
急ぎの場合でも、5分だけでも時間を空けてから送信するようにしましょう。
文章が苦手な人は「面白い文章」に触れよう
文章力を高めるには、面白いと感じる文章に積極的に触れるのが効果的です。堅苦しいビジネス書だけでなく、読んでいて楽しい文章からも多くを学べます。
面白い文章とは、読み手を引き込む力がある文章です。エッセイ、コラム、ブログなど、形式は問いません。読んでいて「続きが気になる」「分かりやすい」「共感できる」と感じる文章を探してみてください。
文章力を高めたい方には、『文体のひみつ なぜあの人の文章はつい読んでしまうのか？』という書籍がおすすめです。「心に残る文章」の秘密である「文体」について深堀りすることで、「人の心を動かす言葉」の技術を身につけられます。
人の心に残る素敵な文章作りにチャレンジしたい方は、ぜひ本書を手に取ってみてください。
