使うのはGmailとLINEだけ！「超シンプルなタスク管理術」

「仕事とは、作業の連続である」と常々実感しております。
作業の連続であるならば、いかに作業を細かく管理し、早いスピードで前進させることができるかが、仕事の出来を決めます。
仕事に向き合い、作業を突き詰めた先に見えてきた、仕事の管理術。
初回は、自己管理の中でも極めて重要な「タスク管理術」についてお話していきます。

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この記事は書籍『実行の鬼　最速で結果を出すためのエクストリーム自己管理術』の関連コラムです。

使うアプリは、GmailとLINEのみ

タスク管理で使用するアプリは、基本GmailとLINEのみです。
SlackやChatWorkなど、便利なツールはたくさんあります。
ですが、物事はシンプルな方が良い。
私の管理法は、「Gmailでタスクを管理し、LINE（オープンチャット）でタスクを前進させる」です。

まず、「Gmailでタスクを管理する」についてお話します。
ポイントは、本文を下記の項目ごとにまとめること。

①期限　※デッドライン
②目的
③目標
④現状
⑤やること

①期限設定
まず、何よりも期限を切ること。
同時に「本タスクのデッドライン」も設定して、不要なタスク期限の延長を回避します。

②目的
よく陥りがちなこととして、タスクを立ち上げたものの、そのタスクが何のために行われるのか、目的を見失うことがあります。
本タスクの目的を明確に記載しましょう。

③目標
目的が定まったら、達成するために、具体的に数値化し、時系列を揃えて書き出します。

④現状
本タスクがどこまで進んでいるのか。タスクを更新する度に書き直します！
意外とここが抜けがちですが、とても大事な項目です。
進捗をわかりやすく書く事で、目標と現状のギャップがわかり、やることが明確になるのです。

⑤やること
ここでは達成するための方法を挙げられるだけ挙げましょう。

上記を最低でも1週間おきに見直して、進捗率をアップさせます。
以下、本文作成のイメージです。

例）
件名　〇〇の講座を開催する
本文
期限：2024/3/25 12:00までに進捗を更新
デッドライン：2024/5/10
目的：新規顧客の獲得、マネタイズ
目標：新規顧客10名獲得、売上30万（純利10万）獲得
現状：新規顧客2名、売上見込み6万（純利2万）　※進捗率20%
やること：
会場を確保する　【完了】
SNSで告知する　【完了】
企画の決定
講師の決定
テレアポする
営業をかける
スタッフをアサインする

タスクをまとめる際の参考にしていただけると幸いです。

次に、「LINE（オープンチャット）でタスクを前進させる」についてです。
Gmailでタスクは管理できても、実際のタスクの中身が前進していないと意味がありません。
私が教わった作業には、基本があります。

「期限を切ること」
「マメさ」
「前進」
「スピード」

GmailよりコミュニケーションツールであるLINEを使った方が、じゃんじゃんスピード感を持って物事が前進します。
LINEのオープンチャットであれば、複数のトークルームを設定できたり、後から参加しても過去のトーク履歴が見れたりする利便性があります。
また、アカウントを知らなくてもグループが組めたり、誰でも入ってこれないように承認制にできたり、本人以外でも管理者であればメッセージを取り消したり、退会しても「〇〇さんが退会しました」とログが残らないなど、セキュリティ面でも安全です。

オープンチャットでトークルームを設けることができるのは便利なのですが、できる限り、全員に向けて発信することをオススメします。
トークルームを分類し過ぎると、
「担当が違うから対応できない」
「それは私の責任の範疇ではない」
など、問題が発生する可能性があるからです。
全体に向けて発信することで、一枚岩のような団結力を生み出し、士気を高めましょう。

非同期コミュニケーションで前進させられるだけ、する

Gmailだけでタスクを管理していると、「期限を迎えたけど、タスクが前進していない」という事態が頻繁に起こります。
打開策としてやりがちなのは、「だったら、集まってミーティングしよう」という会話。
会話が問題なのではなく、集まるまでの間、何もしないという事態を引き起こす事が問題なのです。
極端な話、日程調整をして1週間後のミーティングとなった場合、開催までの1週間は、何もタスクが前進しない。
もちろん、顔を付き合わせての会議やミーティングは、わかり合える部分が多く、効果は発揮すると思います。
ですが、スピード感を持ってタスクを前進させるのであれば、同期型（対面・リアル）だけではなく、どれだけ非同期型（オンラインやコミュニケーションツール）を駆使して前進させられるかがポイントになってくるのです。
非同期のコミュニケーションで前進させられるだけ前進させることで、対面・リアルでさらなる効果を発揮するものです。

今回のまとめ

・仕事とは、作業の連続
・タスク管理で使用するのは、GmailとLINEのみ
・タスクの管理→Gmail、前進→LINE（オープンチャット）
・作業の基本は「期限を切ること」「マメさ」「前進」「スピード」
・対面に頼らず、非同期コミュニケーションで前進させられるだけ、やる
・作業の鬼になる

（画像提供：iStock.com/SunnyVMD/SunnyVMD/Orbon Alija）


ゴンドー優希
経営者。講演家。通称「実行の鬼」。
学生時代は計画性のない人間だったが、日本電気株式会社（NEC）に入社後、自己管理にめざめ、わずか3年でトップ（約3万人中）営業マンになる。
独立後、人生の大半のこと（仕事、起業、勉強、趣味、恋愛、育児など）はすべて自己管理が解決すると信じ、育児に注力しながら、事業活動・講演活動を次々と拡大している。