新卒の君に教えたい、「仕事がデキる」ように見える6つのシンプルな仕事術

6月に入り新年度から2ヶ月が経ちました。新卒のみなさん、仕事に前向きに取り組めていますか?今年は新型コロナの影響もあり、リモートワーク中心で仕事の勝手がつかめず苦労している人が多いかもしれません。うまく仕事が進められない自分を「要領がよくない」なんて思っていませんか?

注意されてばかりだと、仕事はどんどん楽しくなくなる

「要領がよくない」「段取りが悪い」
そんな風に、上司から注意をされた経験はありませんか?

注意されると萎縮したり、自分は仕事ができないんだなと落ち込んだりしますよね。
仕事が楽しくない、そんな風に思うかもしれません。

では、「要領がよくない」ことは、どうしたら改善できるのでしょうか?

要領がよくない人と思い込んでいる人のための仕事術図鑑」という本では、てきぱきと仕事を進めるためのポイントが多く紹介されています。

かつては新人だったこともあるライターの池野が、当時を振り返りながら、紹介していきたいと思います。

仕事術を知れば、要領はつかめる

本書の中で、重要だと思った仕事術をいくつかピックアップして紹介します。

1.ボールを受け取ったらとにかくパス
2.手順書をつくり、最初の一歩を確認
3.ケアレスミスをなくすには音読が有効
4.集中力が高まる時間やシチュエーションを把握
5.毎日5分の片づけタイム
6.「〇〇の件ですが」を枕詞に

1.ボールを受け取ったらとにかくパス

仕事はとにかくボールを受け取ったらパスすること。
この言葉、私が新卒のときに指導員の先輩から一番よく言われたことでした。

当時、私はSIerの営業をしていて、受注が決まった業務自体をメインで動かすのはSEの人。
そのため、自分から仕事を関係者にどんどん依頼していくことが多く、調整業務の多い仕事でした。

そのため、お客さんからの依頼など、ボールを溜め込むと、いいことは何もありません。
実行する関係者にどんどん情報を共有して、案件を動かさないと、お客さんへのレスポンスがどんどん遅れてしまいます。
何度かそれで失敗した私は、他者と協働する仕事は時限爆弾だと思うことにしています。
発火装置がついていて、そのままもっていると爆発しちゃうという感覚です。

自分が確認して返事をすれば、次の工程のが早く進むものは、なるべく早くレスポンスすることを心がけています。

2.手順書をつくり、最初の一歩を確認

段取りが悪いといわれる場合は、段取りのいい人のことを考えてみましょう。
段取りのいい人は、「えっと、次何するんだっけ?」と立ち止まることがあまりありません。
仕事を進めるときの、踏むべき手順が頭に描けているので、すぐに行動に移せます。

そこで、仕事の段取りが苦手な人は、自分がすべき仕事それぞれの手順書を書くことが大事だそう。
たとえば、提案書を作成するとしたら、以下のように手順を分解して書き出します。

・参考資料を読んで情報収集をする
・方向性を上司とすり合わせる
・資料を作成する
・資料を上司に提出し、チェックしてもらう
・上司の確認後に、指摘された点を修正する

このくらい、細かく手順を刻む。

細かく手順を書き出すメリットは、ひとかたまりでみると大変な感じがするタスクの最初の一歩を踏み出しやすくなること。

タスクを山にたとえるなら、はるか遠い頂上を見ると「遠いな」と思いますが、まずは一歩目を踏み出す。
まずは何をすべきかがわかることで、仕事に取り組むスピード感が早まります。

手順書で細分化した後は、ひとつめの手順に早く手をつけることもポイント。
少しずつ着手しておくと、複数のタスクが進んでいる実感がもてるので、心理的な負担を減らせます。

3.ケアレスミスをなくすには音読が有効

お客さんへのメールや上司への報告など、日常的に文字を書く方は多いですよね。
ケアレスミスとして多いのは、誤字脱字。

仮に仕事ができる人でも、誤字脱字が多いと仕事の精度が低いような印象をもたれる恐れがあります。

誤字脱字を防ぐには音読すること。読み上げると誤字脱字にはほとんど気づけますし、「、」や「。」が変な位置にあることもわかります。

また、仕事上でよく使用する専門用語、とくに横文字はミスをしがちなので、「辞書登録」をするのがオススメです。

4.集中力が高まる時間やシチュエーションを把握

集中力について、本書では「恋愛のようなもので、興味のない仕事に集中するのはそもそも難しい」と書かれています。

人によって集中力が高まる時間は違います。早起きして静かな環境がいいという人もいれば、朝は苦手でエンジンがかかるのは午後からという人も。

自分がどの時間に集中力が高まるかを知るには、「今、気分がのっている」と思ったときに、時間帯と場所、作業内容と気分をメモしておくといいそう。
次に同じ類の仕事をする時に、近いシチュエーションを自分で作ることで、集中を早く高めやすくできます。

実は、私も1ヶ月ほど前からやり始めたことがあります。
それは毎日読書をして、その感想をPodcastで配信すること。

日々のスケジュールをいろいろと組み替えた結果、早朝に読書をして、その感想を録音してPodcastで配信し、昼までは原稿などの書きもの仕事をして、午後はそれ以外のこまかな作業や翌日のPodcast用の読書を進めておくという流れに落ち着きました。

気分よく仕事が進むリズムを探せると、仕事に対するモチベーションも高まります。

5.毎日5分の片づけタイム

仕事が忙しくなってくると、デスクまわりがごちゃごちゃしませんか?
頭の中がごちゃごちゃしていると整理整頓ができないという説もあるそうで、整理整頓が苦手な私には、少々耳が痛い話です。

この解決策はシンプルで、毎日一回5分の片づけタイムをつくるのがいいそう。
退社前に5分片づけをするなど、自分の行動の流れに組み込んでしまうのがおすすめです。

6.「〇〇の件ですが」を枕詞に

上司に話しかけた時に「何が言いたいのかわからない」と言われて、困った経験はありませんか?

この対処法は明快。話し初めに必ず「〇〇の件ですが」と枕詞をつけるだけで、コミュニケーションはずいぶんスムーズになります。

「何が言いたいのかわからない」と言われる理由は、何のテーマについて話しているか、相手に伝わっていないことがほとんどだからです。

こんな風に、本書では多くの仕事術が紹介されていて、イラストを交えながらわかりやすく解説されています。

まだ仕事に慣れない新卒の方はもちろん、若手の方、自分の仕事の進め方を見直したい方は、すぐに取り入れられるポイントが見つかるはず。

ぜひ今回紹介した6つの仕事術から試してみてください。

これを機に周りに差をつけて上司の信頼と面白い仕事を勝ち取りましょう。

(文:池野 花)

(画像提供:iStock.com/Yue_/recep-bg/kazuma seki)

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