これでもう怒られない! ミスを減らせる仕事の大原則

子供の頃と違い、大人になってから怒られるのはなかなか辛いもの。小さなミスで何度も怒られると自己肯定感も下がってしまいます。そんな時は、一度仕事のやり方を見直してみてはいかがでしょう?

あなたは怒られることは得意ですか?
そう言われて「はい」と言える方はそう多くないと思います。
仕事で怒られると萎縮してしまい、焦ってしまって、またミスをする。
そんな負のループから抜け出すには、「気にするのをやめる」……ことも大事ですが、それは根本的な解決にはなりません。
同じミスを繰り返さないためには、仕事の「やり方」を変えることが1番の近道です。

1.仕事で怒られやすい人の特徴

そもそも、怒られやすい人はどういった特徴があるのでしょうか?
以下自分が当てはまっていないか確認してみましょう。

・メモをとらない
人に教えてもらうという行為は、相手の時間を奪う行為と同じです。
何度も同じことを質問しないように、メモをとるのが鉄則です。

・ケアレスミスが多い
小さなミスならまだしも、時間や場所などのうっかりミスは、大惨事に繋がりかねません。

・忘れ物が多い
書類や名刺など、しょっちゅう何かを忘れる人は、社会人としての信頼がなくなってしまいます。

・報連相がない
仕事はチームワークが大切なので、「報告」「連絡」「相談」は基本です。
相手から確認がない限り、進捗報告をしないのは仕事を進める上でよくありません。

・遅刻が多い
時間に無頓着な人がいる一方で、時間に厳しい人も多くいます。取引先との待ち合わせなどは余裕を持って行動しましょう。

2.タスク管理が仕事のカギ

マルチタスクをこなさなければいけない社会人にとって、最も大事なのは「頭の中が整理されていること」
頭の中がぐちゃぐちゃだと、仕事が雑になったり、余裕がなくなり小さなミスが増えていったりして、「仕事ができない人」の烙印を押されかねません。そうならないためには「タスク管理」をキチンとすることが大切です。
タスク管理をする上で基本中の基本となるのが、仕事の手順書をつくること。やり方は次の5ステップです。

1 仕事に名前をつけて書き出す

まず頭の中に浮かぶ「何かやらなきゃいけないこと」をつかまえて言語化します。

「会社の記事作成しなきゃ…」
そんな時は「社内インタビュー記事作成」

「部長に週報出してって言われてた!」
そんな場合は「部長に週報提出」

このように、ふわふわと頭に浮かんだ「やらなきゃいけないこと」に名前を与え「タスク化」しましょう。

2 タスクの手順を書く

名前をつけてタスク化したら、次に手順を書きます。
各タスクには、表のように必ず手順があるのでその手順を図のように書き出しましょう。

はじめは自分なりの仮の手順で大丈夫です。違ったらその都度変えればOK。あくまで自分なりに、「完了」までの一本道を作ってください。書いている内に、仕事の全体像が見えてきます。

3 「誰がやるべきなのか」を明確にする

手順を書いたら次は、誰がやるのかを明確にしましょう。
自分が進める段階(自分ボール・黒字)か、相手が進める段階(相手ボール・色字)か、「仕事のボール持ち」をハッキリさせます。
このように区別をつけられるようになると、自分がやるべきことがより明確になります。

4 タスクと手順に仮の締切を入れる

次に締切を入れてください。
タスク全体だけではなく、1つ1つに締切を。ちょっと面倒に思いますが、これをやると後々だいぶ楽になります。
これも自分なりの日付や時間で大丈夫です。1回入れてみて「この日にやるのは難しそうだ」「提出はもう少し前にできそう」とわかった時点で、締切をずらします。
これを繰り返すことが「締切を守る自分」になる近道です。

5 最後の手順に注目する

全て書き出したら、「最初の手順」以外は全て隠してしまいましょう。
そうすると、とたんに「今何をするべきか」「次何をするべきか」が明確になります。

「仕事がうまくいかない」と感じたときは、この「手順書を書く」に立ち返ってみてください。

3.ケアレスミスをなくすには

ミスは誰にでも起きるものですが、ちょっとしたミスが多い人は「あの人、落ち着きがないなあ」「いつか大きな失敗をするのでは?」と少しずつまわりからの信頼度が下がっていきます。「ミスをしないように!」と意識しているうちは良いのですが、少し気持ちが緩んだときに、またミスをしてしまいます。

ミスをしない自分に変わろうとするのではなく、ミスをしてしまう自分の生活環境、職場環境を変えていきましょう。

誤字脱字が多い人は声に出して読む

最近では手書きよりタイピングが主流になり、変換ミスや打ち間違いなどの誤字脱字が格段に増えました。
誤字脱字をしない方法ではなく、誤字脱字を発見することに意識を向けてみましょう。

究極の誤字脱字発見法。それは「書いた文章を音読すること」です。
ささやき程度でも構わないですし、口を動かすだけでOK。
それだけで、文字が抜けていたり変換が違っていたりすることに、気づけます。
しかもこのチェック法、文章力や会話力も鍛えられるのでぜひオススメです。

忘れ物が多い人は置き場所を決める

財布、携帯、手帳に書類など、出社には毎日それなりの荷物が必要です。しかし必要なアイテムを部屋のあちこちに置いていると、出かける際にひとつずつ回収しなくてならず、忘れ物をする原因になります。
忘れがちなアイテムは専用ボックスにいれて「決まった場所」に置きましょう。

4.人の顔と名前を覚えられない

会社という組織で働く以上、お客様や取引先の人の名前と顔は、覚えておいたほうが何かとスムーズなのは間違いありません。
そんなとき、とっておきの人物記憶法は以下の3つです。

①名刺にメモを書く
②あだ名をつける
③思い出せないときのフォロー方法を用意しておく

まず名刺を受け取ったら、相手の情報をその日のうちに書き込んでおきます。
相手の特徴や話した内容などを記録しておくと思い出しやすくなりますよ。

あだ名をつけてメモしておくのもおすすめです。
ポイントは、できるだけ印象に残るあだ名を自分の中でつけることです。残念ながら、相手に失礼なあだ名ほど覚えやすいもの。一度会った相手を忘れてしまうほうが失礼なので、堂々と覚えやすいあだ名をつけましょう。
どうしても思い出せないときには、こっそり裏で名前を教えてくれる同僚を見つけておきましょうね。
それでも思い出せなければ「本当にすみません。ど忘れしてしまって。最後にお会いしたのはいつ頃でしたか?」などと、失礼を承知で相手に尋ねられるよう、質問のフレーズを用意しておくと便利ですよ。

まとめ

仕事は自分なりのテクニックを身につけることによって、ぐんとやりやすくなり、怒られるようなヘマはしなくなります。「自分は要領が悪いんだ」と落ち込む必要は全くありません。今回ご紹介したノウハウは『要領が悪い人のための仕事術図鑑』に詳しく書いてありますので、是非参考にしてみてくださいね。

(画像提供:iStock.com/NicolasMcComber/vchal/fizkes/ra2studio/Lazy_Bear)

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